Update Whistleblowing - Regierungsentwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes verabschiedet

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15.08.2022 | Autoren: Michael Klipp, Sebastian Lorenz
Lesezeit: 11 Minuten

Der Weg zu einem gesetzlich verankerten Schutz für Hinweisgeber (sog. Whistleblower) in Deutschland wird kürzer. Am 27. Juli 2022 wurde mit dem vom Bundeskabinett verabschiedeten Regierungsentwurf des Hinweisgeberschutzgesetzes („HinSchG“) die nächste Hürde im laufenden Gesetzgebungsverfahren genommen.

 

Die Umsetzungsfrist der insoweit maßgeblichen EU-Whistleblowing-Richtlinie, die am 16. Dezember 2019 in Kraft getreten ist und deren Umsetzung das HinSchG dienen soll, ist bereits am 17. Dezember 2021 abgelaufen. Die EU-Kommission hatte deshalb zwischenzeitlich bereits ein Vertragsverletzungsverfahren gegen Deutschland eingeleitet. Nunmehr befindet sich die Umsetzung in Deutschland jedoch auf der Zielgeraden. Mit einem Inkrafttreten des HinSchG ist noch in diesem Jahr, spätestens jedoch zu Beginn des kommenden Jahres zu rechnen.

 

Unternehmen ist daher mit Blick auf andernfalls drohende Bußgelder spätestens jetzt dringend zu empfehlen, umgehend tätig zu werden und ein internes Hinweisgebersystem zu konzeptionieren und zu implementieren.

 

Die Pflicht zur Implementierung sog. interner Meldestellen nach dem HinSchG gilt für Beschäftigungsgeber – gemeint sind natürliche sowie juristische Personen des privaten wie auch des öffentlichen Rechts – mit jeweils in der Regel mindestens 50 Beschäftigten.

 

Für Beschäftigungsgeber mit in der Regel 50 bis zu 249 Beschäftigten soll weiterhin eine Übergangsfrist zur Einrichtung interner Meldestellen bis zum 17. Dezember 2023 gelten.

 

Die Anforderungen der EU an die Mitgliedsstaaten im Rahmen der EU-Whistleblowing-Richtlinie sowie den ersten, zwischenzeitlich verworfenen Referentenentwurf zum HinSchG haben wir bereits zu einem früheren Zeitpunkt auf diesem Blog besprochen.

 

 

Mehrstufiges Meldesystem

 

Zum Schutz potentieller Hinweisgeber sieht das HinSchG ein mehrstufiges Meldesystem aus internen und externen Meldestellen auf der einen und der Offenlegung von Verstößen auf der anderen Seite vor. Während interne Meldestellen unmittelbar durch die Beschäftigungsgeber selbst einzurichten sind, werden externe Meldestellen vom Bund bzw. den Ländern eingerichtet und können von Hinweisgebern gleichrangig zu internen Meldestellen genutzt werden. Hinweisgeber können sich folglich auch direkt an eine staatliche Meldestelle richten und unterliegen auch in diesem Fall dem Schutzmechanismus des HinSchG. Externe Meldestellen werden beispielsweise bei der BaFin und dem Bundeskartellamt eingerichtet.

 

Diese Gleichrangigkeit von internen und externen Meldestellen war im Erlassverfahren der EU-Whistleblowing-Richtlinie lange umstritten. Wünschenswert wäre hier ein abgestuftes Verfahren gewesen, wonach unternehmensinterne Meldestellen vorrangig zu nutzen sind, dies jedenfalls dann, wenn die Missstände unternehmensintern behoben werden können. Die EU – und in Umsetzung der Vorgaben der EU eben auch der deutsche Gesetzgeber – hat sich allerdings für die Gleichrangigkeit von internen und externen Meldestellen entschieden. Schon aus diesem Grund sollten Unternehmen interne Hinweisgebersysteme implementieren und für deren Akzeptanz werben. Andernfalls besteht das Risiko, dass ein Hinweisgeber eine externe Meldestelle nutzt und das Unternehmen nicht die Möglichkeit hat, Missstände vor Bekanntwerden selbst intern zu beheben.

 

Nachrangig hat ein Hinweisgeber zudem die Möglichkeit, Verstöße – bspw. gegenüber der Presse – offenzulegen. Dieses Recht steht dem Hinweisgeber u.a. dann zu, wenn auf eine externe Meldung keine geeigneten Folgemaßnahmen ergriffen wurden oder wenn der Verstoß eine unmittelbare Gefährdung des öffentlichen Interesses darstellt. Eine Offenlegung ist zudem auch dann zulässig, wenn im Falle einer externen Meldung Repressalien zulasten des Hinweisgebers zu befürchten sind.

 

 

Konzeptionierung und Betrieb des Meldesystems

 

Die internen Meldestellen müssen so konzipiert und unterhalten werden, dass die Identität des Hinweisgebers und Dritter, die in der Meldung erwähnt werden, vertraulich bleibt und unbefugten Dritten der Zugriff auf die Informationen verwehrt ist. Unternehmen müssen hier folglich ein hohes Datenschutzniveau gewährleisten.

 

Die internen Meldestellen müssen ferner die Entgegennahme von Hinweisen in mündlicher oder in Textform sowie auf Wunsch des Hinweisgebers auch durch persönliche Treffen ermöglichen. Zur Akzeptanz der internen Meldestellen sowie zur Schaffung eines möglichst niedrigschwelligen Angebotes ist Beschäftigungsgebern dringend zu empfehlen, die webbasierte Abgabe von Hinweisen über digitale Hinweisgebersysteme zu ermöglichen.

 

Die Entgegennahme und Aufklärung anonymer Hinweise „soll“ nunmehr jedenfalls dann erfolgen, soweit dadurch die vorrangige Bearbeitung nichtanonymer Meldungen nicht gefährdet wird. Eine Pflicht zur Entgegennahme von anonymen Meldungen sieht aber auch der aktuelle Regierungsentwurf trotz zahlreicher Kritik im Rahmen des Gesetzgebungsverfahren nicht vor. Für Beschäftigungsgeber empfiehlt es sich jedoch trotz fehlender gesetzlicher Pflicht, generell auch anonyme Meldungen zu akzeptieren und zu bearbeiten. Die Erfahrung lehrt, dass die Akzeptanz von Hinweisgebersystemen deutlich mit der Möglichkeit steigt, anonyme Hinweise abzugeben.

 

Der Eingang einer Meldung muss dem Hinweisgeber innerhalb einer Frist von sieben Tagen nach Eingang bestätigt werden. Zur Ergreifung von Folgemaßnahmen ist eine unparteiische Abteilung oder Person zu benennen, die die Meldungen entgegennimmt und mit dem Hinweisgeber in Kontakt bleibt, um ggf. weitere Informationen zu erfragen. Innerhalb von drei Monaten ist der Hinweisgeber zudem über geplante oder eingeleitete Folgemaßnahmen zu informieren.

 

Ferner enthält der Regierungsentwurf zum HinSchG zahlreiche Regelungen über die Dokumentation von Hinweisen sowie die Möglichkeiten für Hinweisgeber, Meldungen zu prüfen und zu korrigieren.

 

 

Schutz von Hinweisgebern

 

Für Hinweisgeber, die sich an die Vorgaben des HinSchG halten, gilt ein besonderer Schutz. So sind alle Formen von Repressalien gegen Hinweisgeber verboten. Umfasst hiervon sind insbesondere Abmahnungen, Kündigungen, Herabstufungen oder Versagungen von Beförderungen. Untersagt sind zudem Aufgabenverlagerungen, Änderungen des Arbeitsortes, Änderungen der Arbeitszeit, negative Leistungsbeurteilungen, schlechte Arbeitszeugnisse sowie die Aufnahme auf Listen („Petzerliste“). Zudem gilt eine Beweislastumkehr zu Gunsten des Hinweisgebers, wonach in Verfahren vor Gerichten oder Behörden vermutet wird, dass eine erlittene Benachteiligung eine Repressalie für die Meldung oder Offenlegung war. Dieser Schutz gilt allerdings nur für gutgläubige Hinweisgeber, also insbesondere nicht für offensichtlich missbräuchliche Meldungen.

 

 

Bewertung des Regierungsentwurfs zum HinSchG

 

Der Regierungsentwurf zum HinSchG lässt zahlreiche Kritikpunkte der verschiedenen Stakeholder im Rahmen des Konsultationsverfahrens zum Referentenentwurf aus April 2022 unberücksichtigt. Beispielhaft sei hier noch einmal auf die fehlende gesetzliche Pflicht zur Annahme und Bearbeitung anonymer Hinweise verwiesen. Ebenso sollen weiterhin Meldungen nicht unter den Anwendungsbereich des HinSchG fallen, die sich zwar auf ein Fehlverhalten beziehen, dieses jedoch nicht gegen Rechtsvorschriften verstößt. Zu denken sei hier etwa an die zahlreich dokumentierten Missstände in der Pflege, die regelmäßig keinen Straftatbestand darstellen aber dennoch einen Schaden des Gemeinwohls verursachen. Von einem umfassenden Schutzgesetz für Hinweisgeber kann beim HinSchG also im Ergebnis nicht gesprochen werden.

 

Immerhin verbleibt im Rahmen von Konzernstrukturen die Möglichkeit, eine zentrale Stelle als interne Meldestelle zu benennen, jedenfalls solange sichergestellt ist, dass interne Meldungen in der jeweils in der betroffenen Konzerngesellschaft vorherrschenden Arbeitssprache erfolgen können und keine zusätzlichen Hürden für hinweisgebende Personen aufgebaut werden. Hier kann jedoch nicht ausgeschlossen werden, dass das HinSchG als europarechtswidrig betrachtet wird und die EU ein weiteres Vertragsverletzungsverfahren gegen die Bundesrepublik Deutschland einleiten wird. Schließlich hatte die EU mit zwei Schreiben aus Juni 2021 rein zentrale Meldestellen im Konzern eigentlich ausdrücklich abgelehnt.

 

 

Handlungsbedarf für Unternehmen

 

Betroffenen Beschäftigungsgebern ist dringend zu empfehlen, zeitnah ein Hinweisgebersystem als interne Meldestelle einzuführen. Dies gilt insbesondere vor dem Hintergrund, dass die unterlassene Einrichtung einer internen Meldestelle trotz bestehender gesetzlicher Verpflichtung eine bußgeldbewehrte Ordnungswidrigkeit darstellt.

 

Im Rahmen der Einführung einer internen Meldestelle ist dabei zunächst der rechtliche Rahmen zu prüfen, d.h. insbesondere die Frage zu klären, welche Rechtspersonen bzw. Untergliederungen ein solches System benötigen bzw. zu prüfen, ob – im Rahmen von Konzernstrukturen – die Möglichkeit der Schaffung einer zentralen Meldestelle in Betracht kommt.

 

Zudem sind Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats zu beachten und ggf. Betriebsvereinbarungen zu verhandeln. Im Rahmen der Implementierung sind zudem Datenschutzhinweise zu erstellen, Löschfristen zu definieren und sowohl physische als auch technische Datenschutzvorkehrungen zu treffen. Darüber hinaus sind Prozesse zu definieren, die die Einhaltung der Vorgaben des HinSchG bzgl. Rückmeldung und Einleitung von Folgemaßnahmen gewährleisten.

 

Schließlich sollte für eine umfassende Akzeptanz des Meldesystems innerhalb der eigenen Organisation gesorgt werden, indem ein strukturiertes (ggf. internationales) Roll-Out erfolgt und die Beschäftigten entsprechend geschult werden. Denn nur bei Akzeptanz durch die Beschäftigten kann ein Hinweisgebersystem tatsächlich seiner Funktion gerecht werden und einen wichtigen Bestandteil im Rahmen der jeweiligen Compliance-Organisation darstellen. Um das Vertrauen der Beschäftigten in ein Hinweisgebersystem zu fördern, kann es zudem regelmäßig sinnvoll sein, eine unabhängige externe Ombudsperson zur Entgegennahme von Hinweisen zu benennen. Richtig vorbereitet und umgesetzt bietet ein Hinweisgebersystem Unternehmen ein wichtiges Instrument, um Missstände frühzeitig zu erkennen und abzustellen. Hierdurch können nicht nur empfindliche Bußgelder verhindert werden, sondern auch die Haftungsrisiken von Leitungsorganen reduziert und die Integrität der gesamten Organisation verbessert werden.

 

Hoffmann Liebs berät zu allen Fragen rund um das Thema Whistleblowing und unterstützt insbesondere bei der Konzeptionierung und Implementierung digitaler Hinweisgebersysteme. Zudem agieren wir regelmäßig als externe Ombudsperson für Unternehmen. Sprechen Sie uns gerne an bei Fragen.

Partner
Michael Klipp

'Empfohlen: Michael Klipp (Arbeitsrecht)'

Legal 500 Deutschland 2021

Senior Associate
Sebastian Lorenz

'Empfohlen: Sebastian Lorenz (Kartellrecht)'

Legal 500 Deutschland 2021

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