Arbeitsrecht

Bewerbermanagement im digitalen Zeitalter

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23.12.2016 | Autor: Christian Breetzke
Lesezeit: 15 Minuten

Bewerbermanagement im digitalen Zeitalter – Anforderungen an webbasierte Bewerberportale

 

Gut ausgewählte Mitarbeiter sind auch in unserer digitalisierten Welt nach wie vor ein zentraler Bestandteil unternehmerischen Erfolges. So gilt nach wie vor ein von dem ehemaligen Vorstandsvorsitzenden der Mercedes-Benz AG, Herrn Werner Niefer, vor mehr als 20 Jahren geprägtes Zitat. Herr Niefer äußerte seinerzeit: „Meine wichtigste Erfahrung als Manager ist die Erkenntnis, dass die Mitarbeiter das wertvollste Gut eines Unternehmens sind und damit auch das wichtigste Erfolgskapital. Es sind nie Computer, Roboter, technische Einrichtungen, die zu einem Ziel führen, sondern immer Menschen, die Konzepte zustande bringen.“

 

Die automatische Erfüllung von Arbeitsaufgaben steht im Fokus vieler Unternehmen in unterschiedlichsten Wirtschaftszweigen – daran wird sich so schnell auch nichts mehr ändern. Bei der Auswahl der zukünftigen Mitarbeiter setzen Unternehmen inzwischen vermehrt auf webbasierte Bewerberportale, die ihren mit der Personalauswahl betrauten Mitarbeitern Arbeitsschritte ersparen und „sie zum Ziel führen“ sollen, nämlich, geeignete Mitarbeiter schnell, kostengünstig und in einem transparenten Prozess zu finden. Zahlreiche Unternehmen nutzen sie auch als Instrument des „Employer Branding“, also der Entwicklung des eigenen Unternehmens als Marke und frühzeitigen Bindung potentieller Bewerber.

 

Bewerberportale stellen Unternehmen weit mehr Gestaltungsmöglichkeiten zur Verfügung als „einfache“ Stellenanzeigen. Interessierte können sich meist selbst ohne konkrete Stellenausschreibung oder noch während ihrer Ausbildung oder ihres Studiums registrieren und ein persönliches Profil mit ihren persönlichen Daten und Unterlagen anlegen. Dies ermöglicht Unternehmen nicht nur die Entdeckung von Kandidaten, die von einer späteren Stellenanzeige ihres Wunscharbeitgebers ggf. gar nichts mitbekommen hätten, sondern in manchen Fällen auch schnellere Stellenbesetzungen. Die (möglichen) Bewerber können ihre Daten und Unterlagen mit wenig Aufwand ständig aktualisieren und das Unternehmen so über ihre persönliche Entwicklung auf dem Laufenden halten.

Wir haben unseren Kollegen Christian Breetzke aus der Praxisgruppe Arbeitsrecht gefragt, welche wesentlichen rechtlichen Anforderungen aus Sicht der Unternehmen beim Einsatz webbasierter Bewerberprotale existieren.

 

Wie beurteilen Sie Bewerberportale aus Sicht des Beschäftigtendatenschutzes?

 

Der Datenschutz bei Bewerberportalen richtet sich nach den allgemeinen datenschutzrechtlichen Vorschriften. Es ist anerkannt, dass eine Datenerhebung bereits zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses zulässig ist, es gelten daher die Grundsätze des § 32 Abs. 1 Satz 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Danach darf der Arbeitgeber personenbezogene Daten eines Bewerbers insoweit erheben, wie er diese für seine Entscheidung über die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses benötigt. Die Abfrage von Daten „interessehalber“ ist demnach nicht zulässig, auch nicht durch ein Bewerberportal, was bei dessen Gestaltung unbedingt beachtet werden sollte. Die Grundsätze der Datenvermeidung und Datensparsamkeit nach § 3a BDSG spielen hier eine wichtige Rolle.

 

Wurden Daten von Bewerbern rechtmäßig erhoben, dürfen diese vom Unternehmen auch verarbeitet und genutzt werden, soweit dies erforderlich ist, um die Eignung des Bewerbers für die ausgeschriebene Stelle festzustellen bzw. eine Entscheidung hinsichtlich der Anstellung zu treffen. Eine vorübergehende Speicherung von Bewerbungsunterlagen, um Bewerber untereinander vergleichen zu können, ist Unternehmen ebenfalls gestattet.

 

Häufig bewegen sich Unternehmen beim Einsatz von Bewerberportalen im Bereich der Auftragsdatenverarbeitung gemäß § 11 BDSG, da die Software, die für das Bewerberportal genutzt wird, auf Hardware eines vom Unternehmen ausgewählten Anbieters betrieben wird. Die Unternehmen greifen – wie die Bewerber – dann regelmäßig webbasiert auf die Software zu. Auch bei der Auftragsdatenverarbeitung muss das Unternehmen als „Betreiber“ des Bewerberportals für die Einhaltung der rechtlichen Voraussetzungen des Datenschutzes geradestehen und den Anbieter überprüfen sowie besondere Vereinbarungen mit diesem treffen.

 

Zu beachten ist auch § 9 BDSG, wonach Unternehmen ausreichende technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Bewerberdaten treffen müssen.

 

Wie sollte ein Bewerberportal aufgebaut sein?

 

Zentraler Punkt der Webseite, auf der das Bewerberportal geschaltet wird, ist eine verständliche Beschreibung des Ablaufes des Bewerbungsverfahrens und der Funktion des hierbei verwendeten Portals. Bewerber müssen schon vor einer Registrierung wissen, welche Daten für das Bewerbungsverfahren erforderlich sind, zumal in jüngerer Zeit auch vermehrt anonymisierte Bewerbungsverfahren durchgeführt werden. Informieren sollte das Portal zu Beginn darüber, was mit den Daten der Bewerber passiert, also ob z.B. eine Auftragsdatenverarbeitung durch einen Dienstleister erfolgt.

 

Klargestellt werden sollte, ob Bewerbungen auf dem Postweg akzeptiert werden.

Grundlegende Voraussetzung eines Bewerberportals ist die Möglichkeit zur Registrierung auf der Webseite mit der Vergabe von einem Benutzernamen nebst Passwort. Bewerber erhalten so einen Zugang zu „ihrem“ geschützten Bereich auf der Webseite, um ihre Daten auf dem Laufenden zu halten. Ferner sollte es hier die Möglichkeit geben, die Registrierung und damit die beim Unternehmen gespeicherten Daten selbstständig löschen zu lassen. Ein Unternehmen kann sich hiermit Arbeit ersparen.

 

Wichtig ist auch die zuverlässige Dokumentation der Einwilligung des Bewerbers in seine Aufnahme in das Bewerberportal im Wege eines Opt-in-Verfahrens. Der Bewerber muss für seine Anmeldung also z.B. ein besonderes Kästchen anklicken. Zugleich ist eine detaillierte Information des Bewerbers über die Speicherung seiner Daten, insbesondere den Zeitraum und die geplante Löschung im Registrierungsprozess erforderlich. Die erfolgreiche Übermittlung seiner Daten bzw. einer konkreten Bewerbung sollte dem Bewerber bestätigt werden. Zum Kontakt mit den Bewerbern empfehlen wir die Einrichtung einer eigenen E-Mail-Adresse, z.B. „bewerber@xyz-gmbh.de“.

 

Zur ausreichenden technischen Ausstattung zählt darüber hinaus die Gewährleistung einer Verschlüsselung durch „https“ bei der Übermittlung von Bewerberdaten in das Bewerberportal. Die Sicherstellung der Identifikation der Person des Bewerbers in Form einer Bestätigung der bei der Registrierung oder Bewerbung im Bewerberportal durch den Bewerber angegebenen E-Mail-Adresse ist ein weiterer wichtiger Aspekt. Diese E-Mail kann dann auch für einen Reset des Passwortes für den Zugang des Bewerbers zum Bewerberportal genutzt werden. Denn einen nicht verschlüsselten Zugriff auf die Passwörter der Bewerber darf die Software dem Unternehmen nicht ermöglichen.

 

In der Praxis werden Bewerber regelmäßig automatisch per E-Mail über eine bevorstehende automatische Löschung informiert. Wird hier ein Link integriert, bei dessen Anklicken die Laufzeit der Anmeldung verlängert wird, ermöglicht dies auf simple Art und Weise die Fortsetzung der Anmeldung nebst Speicherung der Daten für einen erneut vorübergehenden Zeitraum – natürlich muss ein entsprechender Hinweis in der E-Mail enthalten sein.

 

Selbstverständlich sollte sein, dass Zugriff auf die in dem Bewerberportal hinterlegten Daten nur berechtigte Personen des Unternehmens haben, also solche, die letztlich die Entscheidung treffen oder daran wesentlich beteiligt sind. Ist die Stelle vergeben, dürfen selbst diese Personen nicht mehr auf die Bewerberdaten zugreifen können. Auch intern sollten Bewerberdaten stets nur verschlüsselt und passwortgeschützt gespeichert bzw. weitergegeben werden, damit sie vor unberechtigten Zugriffen sicher sind.

 

Dürfen Bewerberdaten innerhalb eines Konzerns an ggf. interessierte Mutter-/Schwester-/Tochterunternehmen weitergegeben werden?

 

Da das deutsche Datenschutzrecht kein Konzernprivileg kennt, ist die Weitergabe von Bewerberdaten an konzernangehörige bzw. verbundene Unternehmen i.S.v. § 18 AktG ohne Einwilligung des Bewerbers nicht zulässig. Auch die am 25. Mai 2018 in Kraft tretende Datenschutz-Grundverordnung schafft kein umfassendes und ausdrückliches Konzernprivileg für den Umgang mit personenbezogenen Daten, was gerade den Umgang mit Bewerberdaten erheblich vereinfachen würde. Ist im Konzern beispielsweise durch einen Code of Conduct ein einheitliches Datenschutzniveau gesichert, eröffnet die Datenschutz-Grundverordnung mehr Spielräume als das bisherige Datenschutzrecht. Zum jetzigen Zeitpunkt raten wir jedoch weiter zur Vorsicht bei der konzerninternen Weitergabe von Bewerberdaten.

 

Wie lange dürfen Daten von Bewerbern gespeichert werden?

 

Hier ist wie folgt zu differenzieren: Hat sich ein Bewerber ausdrücklich damit einverstanden erklärt, dass seine Daten auch nach einer Absage für mögliche spätere Stellenausschreibungen gespeichert werden dürfen, kann das Unternehmen die Daten gemäß der Vereinbarung über den ersten Bewerbungsprozess hinaus speichern. Der Bewerber sollte darauf hingewiesen werden, dass er seine Einwilligung – dessen Zeitpunkt idealerweise softwareseitig automatisch dokumentiert wird – jederzeit mit Wirkung für die Zukunft und ohne Angabe von Gründen widerrufen kann. Unbegrenzt sollten die Daten auch in solchen Fällen nicht gespeichert werden, da jedenfalls anhand einer mehrere Jahre alten Bewerbung nicht mehr zuverlässig nachvollzogen werden kann, ob dieser ehemalige Bewerber für eine aktuelle Stelle geeignet sein könnte. Es besteht aufgrund dieses Zeitablaufes regelmäßig auch kein unternehmensseitiges Interesse an einer zeitlich unbegrenzten Speicherung.

 

Ohne Einwilligung dürfen Bewerberdaten nach einer Absage nur so lange gespeichert werden, wie dies aus Sicht des Unternehmens erforderlich ist. Als Orientierungspunkt wird hier regelmäßig die Ausschlussfrist für Klagen nach dem AGG herangezogen, wonach etwaige Ansprüche durch einen abgelehnten Bewerber spätestens zwei Monate nach Zugang der Ablehnung schriftlich geltend gemacht werden müssen. Die Frist von zwei Monaten sollte daher zum Schutze der Unternehmensinteressen nicht unter-, jedoch aus Rechtmäßigkeitsgesichtspunkten auch nicht wesentlich überschritten werden, auch wenn dies zum Teil als zulässig erachtet wird. Das Bewerberportal sollte hier eine feste Frist nennen. Bei eingestellten Bewerbern ist natürlich eine längere Speicherung möglich. Die Grenze bildet aber auch hier der Wegfall der Erforderlichkeit der Speicherung.

 

Was muss ein Unternehmen aus arbeitsrechtlicher Sicht beachten?

 

Bewerberportale bieten an diversen Stellen Einfallstore für das Arbeitsrecht. Dies beginnt bei der regelmäßig erforderlichen Mitbestimmung des Betriebsrates im Rahmen der Einführung eines solchen Systems nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). Nach der Rechtsprechung genügt hierfür bereits, wenn eine technische Einrichtung, d.h. das webbasierte Bewerberportal, geeignet ist, das Verhalten oder die Leistung von Arbeitnehmern zu überwachen. Zum Leidwesen vieler Arbeitgeber legt das BAG die Regelung sehr weit aus, d.h. ein Mitbestimmungsrecht kann nur selten von vorneherein ausgeschlossen werden. Ausreichend wäre bereits, wenn der Arbeitgeber durch die Software die Arbeit der Mitarbeiter, die das Bewerberportal für ihn auswerten, z.B. durch eine Dokumentation der internen Zugriffe kontrollieren kann.

 

§ 93 BetrVG zwingt Unternehmen mit Betriebsrat darüber hinaus zu einer innerbetrieblichen Stellenausschreibung vor der Besetzung – jedenfalls wenn der Betriebsrat dies verlangt. Die für das Bewerberportal verwendete Software sollte darauf vorbereitet sein.

 

In den meisten Fällen werden Bewerbern im Rahmen ihrer Registrierung in einem Bewerberportal standardisiert Fragen gestellt. Für Unternehmen mit Betriebsrat bedeutet dies, dass dieser nicht nur mitbestimmen darf, ob solche Fragen gestellt werden, bei denen sich der Arbeitgeber häufig gar nichts Böses denkt, sondern auch welchen Inhalt sie haben. Nach § 94 BetrVG bedürfen auch elektronisch „Personalfragebögen“ und allgemeine Beurteilungsgrundsätze des Arbeitgebers der Zustimmung des Betriebsrates. Kommt es zum Streit mit dem Betriebsrat kann der Gang zur Einigungsstelle helfen, § 94 Abs. 1 Satz 2 BetrVG.

 

Darüber hinaus sollten Unternehmen § 95 BetrVG im Blick behalten. Hiernach bedürfen Richtlinien über die personelle Auswahl bei Einstellungen der Zustimmung des Betriebsrates. Sind in dem Betrieb mehr als 500 Arbeitnehmer beschäftigt, kann der Betriebsrat nach § 95 Abs. 2 BetrVG sogar von sich aus die Aufstellung solcher Richtlinien verlangen. Eine solche Richtlinie besteht bei Bewerberportalen regelmäßig schon dann, wenn die Software anhand voreingestellter Kriterien eine Vorauswahl für das Unternehmen trifft. Einen Streit der Betriebsparteien kann auch hier die Einigungsstelle entscheiden. Bei einem Verstoß gegen eine Auswahlrichtlinie kann ein Betriebsrat seine Zustimmung zu einer Einstellung gemäß § 99 Abs. 2 Nr. 2 BetrVG verweigern.

 

Zu guter Letzt sind Unternehmen mit Betriebsrat und mehr als 20 wahlberechtigten Arbeitnehmern gut beraten, wenn sie bei der Auswahl der Software für das Bewerberportal berücksichtigen, dass sie vor späteren Einstellungen den Betriebsrat nicht nur anhören, sondern ihm auch die „erforderlichen“ Unterlagen grundsätzlich von allen Bewerbern vorlegen müssen. Ob hierzu neben den üblichen Bewerbungsunterlagen auch die von einer eingesetzten Software eines Bewerberportals aufgezeichneten Daten zählen, ist – soweit mir bekannt – noch nicht entschieden. Es spricht viel dafür, dass auch diese Informationen dem Betriebsrat übergeben werden müssen, wenn er hieraus Erkenntnisse ziehen kann, die seine Beurteilung beeinflussen können. Im Zweifel sollten diese Daten daher ebenfalls übermittelt werden, damit die Anhörung nicht später von einem Gericht als unvollständig angesehen wird.

 

Ein immer wiederkehrendes Thema bei Bewerbungen sind Diskriminierungen. Zwar können Bewerber aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) keinen Anspruch auf ihre Einstellung herleiten, selbst wenn sie aufgrund ihrer Rasse, ethnischen Herkunft, Geschlechts, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alters oder sexuellen Identität in einem Bewerbungsprozess benachteiligt worden sind. Unternehmen drohen jedoch Schadensersatz- und Entschädigungsansprüche. Bei der Gestaltung eines Bewerberportals ist daher unbedingt auf die Vermeidung von Diskriminierungen zu achten. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die nachvollziehbare Dokumentation jedes Bewerbungsprozesses, um Entscheidungen im Falle einer Klage vor dem Arbeitsgericht plausibel begründen zu können. Hierbei können Softwarelösungen für Bewerberportale Unternehmen unterstützen.

Associate
Christian Breetzke

"Immer präsenter ist diese Arbeitsrechtspraxis im Düsseldorfer Markt."


JUVE Handbuch Wirtschaftskanzleien 2017/2018

 

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