How to: Projektverträge | Teil 4: Die Suspension-Klausel als Schlüssel zur Projekt-Flexibilität

In der Gestaltung von Projektverträgen ist eine Suspension-Klausel zumindest bei länger laufenden Projekten aus Auftraggebersicht ein unverzichtbares Werkzeug, um die Ausführung eines Projekts – wenn äußere Umstände dies erfordern – temporär unterbrechen zu können, ohne das gesamte Vertragsverhältnis zu gefährden. Doch während die Suspension für den Auftraggeber Flexibilität bietet, birgt sie für den Lieferanten erhebliche (primär Kosten-)Risiken, denen aus Auftraggebersicht in der Klauselformulierung angemessen Rechnung zu tragen ist.

Die Funktion der Suspension-Klausel

Eine Suspension-Klausel erlaubt es dem Auftraggeber, die Arbeit an einem Projekt vorübergehend einzustellen bzw. seitens des Auftragnehmers/Lieferanten einstellen zu lassen. Diese Maßnahme kann notwendig sein, um auf externe Faktoren zu reagieren, die die Fortführung des Projekts zum konkreten Zeitpunkt unmöglich oder wirtschaftlich unvernünftig machen. Zu solchen Faktoren gehören beispielsweise unerwartete finanzielle Engpässe, administrative Verzögerungen bei der Einholung von Genehmigungen oder Hold-ups auf Seiten des Endkunden. Die Möglichkeit, das Projekt einseitig zu pausieren, gewährt dem Auftraggeber die notwendige Flexibilität, um solche Herausforderungen zu bewältigen, ohne den Fortgang des Projekts gänzlich zu gefährden – mithin ein Tool, das aus Sicht des Auftraggebers zumindest in einem Vertrag zu einem länger laufenden Projekt nicht fehlen darf.

Herausforderungen für den Lieferanten

Für den Lieferanten stellt die Suspension eines Projekts in erster Linie ein Risiko in Gestalt von Mehrkosten und Kapazitätsengpässen dar.  Die zeitweise Aussetzung kann seine Planungssicherheit erheblich beeinträchtigen und zu zusätzlichen Kosten führen, wenn keine angemessenen Kompensationsmechanismen und zeitlichen Grenzen im Vertrag vorgesehen sind.

Daher ist es für den Lieferanten von entscheidender Bedeutung, dass seine wirtschaftlichen und logistischen Interessen bei der Entwicklung der Klausel, die eine einseitige Aussetzung des Projekts ermöglicht, berücksichtigt und geschützt werden.

• Maximaldauer der Suspension
  Um sicherzustellen, dass die Planungssicherheit nicht über Gebühr beeinträchtigt wird, sollte der Lieferant auf die Aufnahme einer klar definierten Maximaldauer der Projektaussetzung hinwirken. Insbesondere vor dem Hintergrund weiterer Aufträge kann durch diese Regelung eine Kollision mit Parallelprojekten und damit einhergehenden Kapazitätsengpässen verhindert werden.Sollte die Aussetzung des Projektes über die vereinbarte Dauer hinaus bestehen, sollte der Lieferant sich per vertraglicher Formulierung zumindest die Möglichkeit sichern, sich – neben einer angemessenen Kostenerstattung (s. nachfolgend) – vom Vertrag zu lösen, um seine Folgeprojekte nicht zu gefährden.

• Kostensteigerungen und Materialmanagement
  Sollte das erforderliche Material noch nicht beschafft worden sein und das Projekt ausgesetzt werden, ist es für den Lieferanten unabdingbar, eine Regelung zu treffen, die ihn vor möglichen Preissteigerungen bei Rohstoffen schützt (siehe zu diesem Thema ausführlich Teil 3 der Blogreihe). Da Rohstoffpreise teils erheblichen Schwankungen unterliegen, muss sichergestellt sein, dass der Lieferant im Falle einer Projektaussetzung für etwaige Mehrkosten angemessen entschädigt wird bzw. eine auskömmliche Kostenerstattung vorgesehen ist.Sollte das Material bereits beschafft und vor Ort eingelagert worden sein, können durch die Aussetzung des Projekts zusätzliche Lagerkosten für den Lieferanten entstehen. Auch hierfür bedarf es einer Regelung zur Kostenerstattung. Falls erforderlich, muss auch die Anmietung zusätzlicher Lagerflächen berücksichtigt werden, um die terminlich geplante Lagerung zu gewährleisten.

• Auswirkungen auf Subunternehmer und Personal
  Auch die Auswirkungen auf Subunternehmer und speziell für das Projekt eingestelltes Personal dürfen nicht unterschätzt werden. Eine ungenutzte Auslastung dieser Ressourcen kann zu erheblichen finanziellen Belastungen führen. Der Lieferant sollte daher darauf hinwirken, dass der Vertrag entweder eine Entbindung von diesen Verpflichtungen vorsieht oder dass die durch die Aussetzung verursachten Kosten vom Auftraggeber übernommen werden.

Weitere Inhalte

Eine gut formulierte Suspension-Klausel sollte nicht nur die Interessen beider Parteien wahren, sondern auch klare Regeln für die Kommunikation und Dokumentation während der Projektaussetzung beinhalten, beispielsweise die genaue Festlegung von Meldepflichten, etwaige Fristen und die Benennung von Ansprechpartnern für die Dauer der Aussetzung.

Fazit

Die Suspension-Klausel stellt für den Auftraggeber ein wertvolles Instrument zur Risikominimierung dar, um flexibel auf unvorhersehbare Projekthindernisse reagieren zu können. Für den Lieferanten hingegen ist es von entscheidender Bedeutung, dass diese Klausel mit der gebotenen Ausgewogenheit formuliert wird, insbesondere was die Kompensation wirtschaftlicher Nachteile angeht. Eine sorgfältige Vertragsgestaltung, die klare Regeln und faire Entschädigungsmechanismen enthält, ist der Schlüssel, um die Interessen beider Parteien zu wahren und eine erfolgreiche Projektumsetzung zu gewährleisten.

Die umfassende Betrachtung zeigt, dass Suspension-Klauseln weit mehr sind als nur ein Mittel zur Flexibilitätsgewinnung; sie sind ein elementarer Bestandteil des Projektmanagements, der bei unsachgemäßer Handhabung erhebliche rechtliche und wirtschaftliche Risiken bergen kann​.